Kaufmännische Assistenz der Bauleitung (m/w/d)

Kaufmännische Assistenz der Bauleitung (m/w/d) Du bringst Ordnung in unsere Baustellen, Verträge und Rechnungen – und sorgst dafür, dass unsere Bauleiter sich aufs Bauen konzentrieren können. Klingt nach Dir? Dann lies weiter. Kein Tag wie der andere – aber jeder mit Kaffee, Kalkulationen und kurzen Wegen. Auf einen Blick • Voll- oder Teilzeit möglich • Einsatzort: Idar-Oberstein (Hommelstraße 2) • Start: nach Vereinbarung Unsere Mission Wir sind überzeugt: Bauen kann eine positive Erfahrung sein. Wir – das ist die HAHN BAU GRUPPE mit Bauteam Hahn GmbH, Hahn Bau GmbH, Hahn Immobilien GmbH und PG Neue Mitte Weilerbach GmbH. Wir planen, bauen, sanieren und renovieren: gründlich, ganzheitlich, nachhaltig und aus einer Hand. Denn Freude formt Visionen. Unsere Herausforderung Wir sind ein nachhaltiges Familienunternehmen und in den letzten Jahren stark gewachsen. Zu unseren Kunden zählen Industrie- und Gewerbebetriebe sowie öffentliche Auftraggeber mit besonderen Anforderungen an ihre Bauprojekte. Unser Umsatz ist deutlich gestiegen, unser Team hat sich binnen weniger Jahre deutlich vergrößert – heute sind wir rund 80 Mitarbeitende. Jetzt heißt es: strukturieren, optimieren, konsolidieren. Die HAHN BAU GRUPPE bündelt dafür zentrale Dienstleistungen für Kunden und Mitarbeitende unter einem Dach – und wir teilen Verantwortung an wichtigen Positionen neu auf. Dabei kannst Du uns unterstützen! Deine Aufgabe & Persönlichkeit Wir suchen eine kaufmännisch ausgebildete Persönlichkeit mit technischer Auffassungsgabe, die unsere Bauleitung zuverlässig in Organisation, Schriftverkehr und Dokumentation unterstützt. Deine Aufgaben im Überblick: 1. Deine Baustelle im Griff (Projekt- und Baustellenorganisation) • Unterstützung des Bauleiters bei der organisatorischen Abwicklung von Bauprojekten • Führung und Pflege der Projektakten – digital und physisch • Erstellung und Verwaltung von Baustellendokumentationen • Koordination von Terminen, Besprechungen und Baustellenterminen 2. Am Telefon und im Schriftverkehr zuhause (Schriftverkehr und Kommunikation) • Korrespondenz mit Auftraggebern, Architekten, Fachplanern und Nachunternehmern • Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie telefonische Kommunikation • Erstellung von Anschreiben, Berichten und Protokollen • Versand von Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen, Nachverfolgung offener Anfragen 3. Zahlen im Blick (Rechnungs- und Nachtragsmanagement) • Prüfung eingehender Rechnungen auf Vollständigkeit und Weiterleitung an die entsprechenden Bauleiter • Überwachung von Zahlungsfristen • Unterstützung bei Erstellung und Verwaltung von Nachträgen • Führen von Nachtrags- und Rechnungsübersichten 4. Verträge sicher im Griff (Vertrags- und Dokumentenmanagement) • Verwaltung von Bau-, Nachunternehmer- und Lieferantenverträgen • Überwachung von Vertragslaufzeiten und Fristen • Dokumentation von Vertragsänderungen und Archivierung aller Projektunterlagen 5. Nachschub organisiert (Material- und Bestellwesen) • Einholen und Vergleichen von Angeboten, Vorbereitung von Vergabeentscheidungen • Erstellung und Bearbeitung von Bestellungen, Überwachung von Lieferterminen • Abstimmung mit Lieferanten und Nachunternehmern, Bearbeitung von Lieferscheinen 6. Budget im Auge (Kosten- und Controllingunterstützung) • Pflege von Kostenübersichten und Projektbudgets • Unterstützung bei Soll-Ist-Vergleichen und Auswertungen für die Projektleitung • Überwachung von Kostenentwicklungen, Unterstützung bei der monatlichen Leistungsmeldung 7. Nichts verpassen (Termin- und Fristenkontrolle) • Überwachung von Projektterminen und Führung von Fristenlisten • Erinnerung an wichtige Abgabetermine • Unterstützung bei der Terminverfolgung von Nachunternehmern 8. Qualität dokumentiert (Qualitäts- und Dokumentationswesen) • Verwaltung von Prüfprotokollen, Abnahmeunterlagen sowie Mängel- und Restarbeitenlisten • Zusammenstellung von Revisionsunterlagen • Dokumentation von Abnahmen und Begehungen • Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Bemusterungen im Rahmen von QS-Anforderungen Das Team „Du sorgst vor allem für reibungslose Abläufe im Hintergrund – gemeinsam mit mir, Lukas D. und Lukas F. bereitet ihr Baustellen vor und verbessert die Planung.“ – Andreas Mit Deiner Arbeit unterstützt Du unsere Bauleitung in Dokumentation und Schriftverkehr. Deine Qualifikation • Kaufmännische Ausbildung mit mindestens zwei Jahren Berufserfahrung • Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Produkten • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift • Technisches Grundverständnis, idealerweise mit Bezug zur Baubranche • Kenntnisse in AVA-Programmen bzw. Kalkulation von Vorteil Das bieten wir Dir Ein respekt- und humorvolles, nachhaltiges Miteinander prägt unser familiäres Arbeitsklima. Außerdem bieten wir Dir: • Unbefristeter Arbeitsvertrag • Flexible Arbeitszeiten / Gleitzeit • JOBRAD-Leasing • Fortbildungen und weitere Qualifizierungsmaßnahmen • Firmen-Handy und -Laptop für einen modernen, digitalen Arbeitsplatz – von der Kommunikation über die digitale Zeiterfassung und Projektsteuerung bis zur Urlaubsplanung und Abrechnung • Team-Events, z.B. gemeinsames Sommerfest • Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien als Familienunternehmen Uns ist Vielfalt wichtig: Noch arbeiten bei uns überwiegend Männer – wir freuen uns sehr, wenn wir diverser werden und mehr Frauen unser Team verstärken. Deine Unterlagen Klingt nach Dir? Dann her mit Anschreiben, Lebenslauf & Zeugnissen! Hinweis: Für diese Position ist eine erfolgreiche Sicherheitsüberprüfung durch den Auftraggeber (US-Streitkräfte) Voraussetzung für den Einsatz auf der Liegenschaft. Details klären wir gerne im persönlichen Gespräch. Für ein gutes Kennenlernen freuen wir uns auf Dein Anschreiben mit Gehaltsvorstellung, Deinen Lebenslauf mit Referenzen zu deinen bisherigen Aufgabenbereichen und Deine letzten Arbeitszeugnisse – bis zum per E-Mail an an Kerstin Schneider. Rückfragen beantwortet sie gerne auch telefonisch unter .