Kaufmännische Sachbearbeitung für Projektassistenz (m/w/d)

Das gemeinnützige Institut für Kommunikations- und Prüfungsforschung gGmbH (IKPF) ist Träger des Umbrella Consortium for Assessment Networks (UCAN) und unterstützt über 100 Kooperationspartner - darunter Fakultäten, Ärztekammern, Fachgesellschaften und weitere Institutionen - bei der Vorbereitung, Qualitätssicherung, Durchführung und Nachbereitung von Prüfungen. Unsere Projekte dienen dem Ziel, den Workflow von der Erstellung bis zur Evaluation von Prüfungen zu verbessern sowie Lehr- und Prüfungsbeauftragte in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Darüber hinaus arbeiten wir an diversen Projekten zur Förderung der ärztlichen Gesprächsführung und interprofessionellen Kommunikation und Zusammenarbeit in der medizinischen Aus-, Weiter- und Fortbildung mit. Zur Verstärkung unserer Abteilung Forschung und Entwicklung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Kaufmännische Sachbearbeitung für Projektassistenz (m/w/d) in Vollzeit. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Ihre Aufgaben: Organisatorische und administrative Unterstützung der Projektleitung Terminplanung, Kalenderpflege und Koordination von Besprechungen Digitalisierung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten Erstellung, Formatierung, Vervielfältigung und Versand von Unterlagen Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Projekttreffen Protokollierung von Besprechungen sowie Nachverfolgung von Ergebnissen und offenen Aufgaben Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz per E-Mail und Telefon Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und weiteren externen Ansprechpartnern Pflege und Ablage von Dokumenten sowie Erstellung von Übersichten, Checklisten und Dokumentationen Unterstützung bei der Koordination und Nachverfolgung von Drittmittelprojekten Mitarbeit bei der Optimierung bestehender Abläufe und Prozesse Ihr Profil: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Erfahrung in der Assistenz, Verwaltung oder Projektkoordination von Vorteil Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine sorgfältige Arbeitsweise Kommunikationsstärke, freundliches Auftreten und Teamfähigkeit Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere mit Excel, Word und Outlook Erfahrung in der Pflege, Strukturierung und Auswertung von Excel-Listen und Übersichten Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Was wir Ihnen bieten: Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten und kollegialen Team Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen Spannende Aufgaben in einem vielseitigen und dynamischen Arbeitsumfeld Eine offene Arbeitsatmosphäre, in der Zusammenarbeit Freude macht Flexible und moderne Arbeitszeiten sowie zeitgemäße Arbeitsformen Eine Vergütung angelehnt an den TV-L, je nach persönlicher Qualifikation bis Entgeltgruppe E 8 Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (inklusive vollständiger Unterlagen mit Bewerbungsanschreiben) bis zum an das Institut für Kommunikations- und Prüfungsforschung gGmbH Prof. in Dr. in med. Jana Jünger, MME Wieblinger Weg 92a 69123 Heidelberg oder per Mail (bitte zusammengefasst als eine PDF-Datei) an Frau Hedwig Guski : E-Mail: Jetzt bewerben Die vertrauliche Behandlung der Bewerbungsunterlagen und deren datenschutzrechtlich sichere Vernichtung wird zugesichert. Erstinformation zum Datenschutz über unsere Verarbeitung der Daten von Bewerber*innen nach Art. 13 DS-GV finden Sie unter: https://cares.institute/datenschutz/ Punkt 13