Assistenz im Dezernat Bau und Facility Management (w/m/d)

Sie möchten Ihre Erfahrung teilen, mit Tatkraft neue Ideen umsetzen und einen echten Unterschied machen? Dann sind Sie genau richtig bei uns! Bereichern Sie unser administratives Team an unserem Fachbereich, bringen Sie Ihr Wissen ein und engagieren Sie sich für eine nachhaltige Zukunft! Als Hochschule für Angewandte Wissenschaften setzen wir auf anwendungsorientierte Forschung und Lehre. Wir leben Praxisnähe, Interdisziplinarität, Internationalität, Nachhaltigkeit, Digitalisierung und gesellschaftliche Verantwortung. An unserem Campus im Frankfurter Nordend mit über 15.000 Studierenden und 1.000 Lehrenden, Forschenden und Mitarbeitenden bringen Sie Ihre Expertise zeitlich und inhaltlich flexibel ein. In der europäischen Hochschulallianz U!REKA bieten wir internationale Kurse, Weiterbildungen und Austausche für alle Hochschulangehörigen an. Im Dezernat Bau und Facility Management ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet folgende Stelle zu besetzen: Assistenz im Dezernat Bau und Facility Management (w/m/d) (Beschäftigungsumfang 100 % = 40 Std./Wo.) Kennziffer: 724 Ihre Aufgaben • Unterstützung der Dezernats- und Bereichsleitungen in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten • Rechnungsbearbeitung und Rechnungsprüfung in SAP/Fiori einschließlich Klärung von Rechnungsfragen • Erstellung und Pflege von Kennzahlenberichten sowie Überwachung von Haushaltsmitteln • Unterstützung der dezernatsinternen Personalorganisation (z. B. Urlaub, Weiterbildung, Mehrarbeitsabbau, Nebentätigkeiten) • Koordination und Organisation von Terminen, Meetings, Sitzungen und Veranstaltungen • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen • Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern • Mitarbeit bei der Optimierung administrativer Prozesse und Arbeitsabläufe • Aufbau und Pflege einer internen Knowledge Base • Organisation allgemeiner Office-Management-Aufgaben (Raum- und Parkplatzbuchungen, Gästeorganisation, Bürobedarf, Postbearbeitung etc.) • Unterstützung neuer Mitarbeitender bei administrativen Prozessen und Systemanwendungen • Übernahme weiterer Aufgaben nach Weisung der Dezernatsleitung Ihr Profil • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung • Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich • Kenntnisse im Bereich Buchhaltung und Rechnungsbearbeitung • Sicherer Umgang mit MS Office, Outlook sowie Adobe Acrobat Pro • Idealerweise Erfahrung mit SAP/Fiori oder vergleichbaren Systemen • Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise • Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie sehr gutes Zeitmanagement • Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit • Freundliches, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten • Bereitschaft, sich in neue digitale Anwendungen und Prozesse einzuarbeiten • Flexibilität sowie eigenverantwortliches Arbeiten Wir bieten Ihnen Work-Life-Balance & Familienfreundlichkeit • Flexible Arbeitszeitgestaltung und mobiles Arbeiten, sofern Ihre Tätigkeit dies zulässt • familienfreundliche Angebote im Rahmen des Zertifikats „audit familiengerechte Hochschule“ • 30 Arbeitstage Urlaub im Jahr plus frei an Heiligabend und Silvester und am eigenen Geburtstag Einstieg & Karriere • Strukturiertes Onboarding in Ihrem Dezernat • Umfangreiches Weiterbildungsangebot Mobilität & Campusleben • kostenfreies Landesticket Hessen sowie gute Anbindung durch ÖPNV und Tiefgarage • fahrradfreundliche Infrastruktur mit Stellplätzen, Servicestationen und Leihrädern • Lebendiger Campus mit vielfältigem Sport- und Veranstaltungsangebot Ihre Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 9a TV-Hessen. Auf unserer Homepage finden Sie weitere "Gute Gründe für eine Bewerbung" an unserer Hochschule. Wir setzen uns aktiv ein für Chancengerechtigkeit, Vielfalt und Inklusion. Wir begrüßen ausdrücklich Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte und legen großen Wert auf die familiengerechte Gestaltung der Arbeitszeit. Personen mit einer Schwerbehinderung oder diesen Gleichgestellte, werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Unsere Hochschule tritt besonders für die Erhöhung des Beschäftigungsanteils von Frauen in Informatik, Ingenieurwissenschaften und anderen Bereichen ein, in denen Sie unterrepräsentiert sind und fordert daher nachdrücklich Frauen zur Bewerbung auf. Sofern Sie einen Hochschulabschluss im Ausland erworben haben, bitten wir Sie, Ihrer Bewerbung eine Zeugnisbewertung beizufügen. Hier finden Sie nähere Informationen zur Zeugnisbewertung. Kontakt Für fachliche Fragen bzw. Auskünfte steht Ihnen gerne Tobias Springer telefonisch () zur Verfügung. Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich bitte an Ihre HR-Kontaktperson Marius Wannemacher (). Ihre Bewerbung Haben wir Sie überzeugt? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung bis zum . Bitte nutzen Sie für Ihre Bewerbung unser Online-Portal.