Workspace Coordinator (m/w/d)

Über uns Du behältst selbst in dynamischen Zeiten den Überblick, denkst Schritte voraus und liebst es, Prozesse reibungslos zu organisieren? In dieser zentralen Funktion bildest du das organisatorische Rückgrat unseres Düsseldorfer Standorts. Du entlastest unsere Geschäftsführung vorausschauend bei administrativen Aufgaben, entwickelst Büroabläufe weiter und machst unser Penthouse-Office zu einem Umfeld, in dem sich Team und Gäste gleichermaßen wohlfühlen. Wer wir sind Wir sind Exclusive Associates: Seit über zwei Jahrzehnten unterstützen wir als etablierte Personalberatung zukunftsorientierte Unternehmen aus den Bereichen IT und Engineering. Von unserem modernen Büro über den Dächern von Düsseldorf aus arbeiten wir mit vollständig digitalen Workflows und neuesten KI-Anwendungen. Uns verbindet ein starker Teamgeist, flache Hierarchien und ein offener Austausch auf Augenhöhe. Deine Aufgaben Strukturierte und weitsichtige Entlastung unserer Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft Ganzheitliche Organisation unseres Penthouse-Büros wie etwa die Termin- und Raumplanung sowie das Vorbereiten von Meetings und Teamevents Zuverlässige Aufbereitung, Pflege und Bereitstellung von internen Kennzahlen, Präsentationen und Berichten Eigenständige Betreuung kleinerer Initiativen mit dem Ziel, unsere täglichen Office-Prozesse noch digitaler zu gestalten Herzliche, professionelle und verbindliche Ansprechperson für externe Dienstleister, Partner sowie das gesamte Team Sorgfältige Pflege, Bereinigung und Aktualisierung unserer internen Systeme und Datenbanken Dein Profil Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung beispielsweise im Büromanagement oder ein Studium mit Schwerpunkt BWL beziehungsweise Organisation Eine ausgeprägt strukturierte, sehr sorgfältige und vollkommen eigenständige Arbeitsweise Hohe Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, auch an lebhaften Tagen souverän die Übersicht zu behalten Ein offenes, sympathisches und durchweg serviceorientiertes Auftreten im täglichen Miteinander Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen, insbesondere gute Kenntnisse in Excel und PowerPoint Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie solide Grundkenntnisse der englischen Sprache Hohe Einsatzbereitschaft, Pünktlichkeit und echte Freude an der Zusammenarbeit in einem dynamischen Umfeld Benefits Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit täglichem Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung Ein topmodern ausgestattetes Penthouse-Büro in Düsseldorf mit einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre Kostenfreie Kaffeespezialitäten, Erfrischungsgetränke und gesunde Snacks für den perfekten Energiekick Regelmäßige Teamevents, Ausflüge und gemeinsame Aktivitäten für ein starkes und familiäres Miteinander Eine gelebte Unternehmenskultur, die echte Wertschätzung, offenes Feedback und gemeinsame Erfolge feiert Gezielter Zugang zu Coachings, Schulungen und internen Weiterbildungsprogrammen für deinen Karriereweg Die Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet und gegenseitig unterstützt Interesse Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Sende deine Unterlagen an Carlotta Roesgen unter . Für Fragen stehe ich dir auch gerne telefonisch unter zur Verfügung. Für diese Position ist eine Präsenz in Deutschland notwendig. Bewerbungen aus dem Ausland können leider nicht berücksichtigt werden. This position requires local presence in Germany. Applications from outside Germany unfortunately cannot be considered