Wir suchen zur Verstärkung des Teams eine:n Verwaltungsmitarbeiter:in mit Koordinationsaufgaben

Die Arbeit und Leben Niedersachsen gGmbH sucht zur Verstärkung des Teams am Standort Göttingen zum eine:n Verwaltungsmitarbeiter:in mit Koordinationsaufgaben (m/w/d). Zur Verstärkung des Teams wird die Position einer Fachbereichsleitung im Bereich Verwaltung und Organisation besetzt. Die Stelle umfasst die Koordination von Abläufen im Tagesgeschäft sowie die fachliche Führung eines Verwaltungsteams. Die Position übernimmt die administrative Zuarbeit für die Fachbereiche und unterstützt die Geschäftsstellenleitung bei der Sicherstellung effizienter organisatorischer Prozesse in Zusammenarbeit mit internen und externen Partner:innen. Arbeit und Leben Niedersachsen, gegründet 1948, ist die Bildungs- und Beratungseinrichtung des Deutschen Gewerkschaftsbunds (DGB) und seiner Mitgliedsgewerkschaften. Wir sind eine anerkannte Landeseinrichtung nach dem Niedersächsischen Erwachsenenbildungsgesetz (NEBG), als Trägerin von Maßnahmen der Arbeitsförderung zugelassen (AZAV) und nach LQW qualitätstestiert. In unserer Unternehmensgruppe gestalten über 350 Mitarbeiter:innen an zahlreichen Standorten in Niedersachsen und seit 2020 auch in Sachsen-Anhalt eine Vielzahl von innovativen Bildungs- und Beratungsangeboten. Aufgaben - Fachliche Führung sowie Organisation des Verwaltungs- und Serviceteams am Göttinger Standort - Zentrale Ansprechperson der Geschäftsstellenleitung für administrative und organisatorische Fragestellungen - Analyse, Strukturierung und Weiterentwicklung betrieblicher Abläufe sowie Sicherstellung definierter Prozesse - Organisation des laufenden Geschäftsbetriebs (u. a. Telefon- und Einsatzplanung, Schlüssel- und Parkkartenverwaltung, Verwaltung von Dienstwagen und Fahrtenbüchern, Vertragsmanagement) - Steuerung und Pflege des Vertrags- und Versicherungsportfolios sowie Rücksprachen mit den Verantwortlichen für Arbeitssicherheit - Koordination mit externen Dienstleister:innen (z. B. Hausverwaltung, IT, Lieferanten) - Abwicklung und Kontrolle administrativer und finanzieller Prozesse (u. a. Nebenkostenabrechnungen, Mittelabrufe und Verwendungsnachweise gegenüber Fördermittelgebern) - Zuarbeit bei Maßnahmezulassungen sowie Mitwirkung an Prüfungen im Qualitätsmanagement (u. a. AZAV, LQW), insbesondere durch Aufbereitung von Statistiken und Auswertungen sowie das Zusammenstellen von Unterlagen - Enge Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie externen Partner:innen aus Bildung, Verwaltung und Arbeitsmarkt Voraussetzungen - Abgeschlossene kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Qualifikation oder ein vergleichbarer Abschluss - Mehrjährige Erfahrung im administrativen Bereich sowie idealerweise in der Führung von Teams - Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise - Gutes Zahlenverständnis sowie Erfahrung im Umgang mit administrativen und finanziellen Prozessen - Sicheres Auftreten und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift  - Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, auch in komplexen Situationen den Überblick zu behalten - Führungskompetenz, Entscheidungsfreude sowie ein wertschätzender und klarer Führungsstil - Sehr gute Kenntnisse in MS Office 365; Erfahrungen mit DATEV Unternehmen Online, Kufer oder vergleichbarer Verwaltungssoftware sind von Vorteil - Identifikation mit den Werten und Zielen von Arbeit und Leben Niedersachsen und ihrer Trägerorganisationen  Arbeitszeit, Eingruppierung und Dienstort Die Stelle ist zum auf zunächst zwei Jahre befristet in Vollzeit (38,5 Std./Wo.) zu besetzen. Ein Tarifurlaub von 30 Tagen im Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) wird gewährt. Die Eingruppierung und Vergütung erfolgt nach den Maßgaben des Haustarifvertrages von Arbeit und Leben Niedersachsen. Das Einstiegsgehalt orientiert sich an relevanter Berufserfahrung sowie fachlichen Vorkenntnissen. Dienstort: Lange-Geismar-Straße 72-73, 37073 Göttingen