Verwaltungsmitarbeiter*in mit Assistenzfunktion für die kaufmännische Einrichtungsleitung (m/w/d)

CJG St. Ansgar ist eine Einrichtung der Erziehungshilfe mit stationären, teilstationären, ambulanten, schulischen und berufsorientierenden Betreuungs- und Fördermaßnahmen. In unserer Einrichtung arbeiten Menschen, die sich unabhängig von ihrer Herkunft, Religionszugehörigkeit, sexuellen Orientierung, Identität und ihrem Geschlecht für die Belange benachteiligter Kinder, Jugendlicher und Familien einsetzen. Ihre Aufgaben Ihre Aufgaben im Bereich allgemeine Verwaltung: • Übernahme von Telefonzeiten • Unterstützung der Buchhaltung, insbesondere bei Kassenabrechnungen • First-Level-Support für IT-Anwendungen • Vertretung und Unterstützung in verschiedenen Verwaltungsbereichen • Pflege von Dokumentationen, Datenbeständen und Verwaltungsunterlagen Ihre Aufgaben als Assistenz der kfm. Einrichtungsleitung: • Unterstützung der kaufmännischen Einrichtungsleitung bei organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben • Recherche, Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen, Daten und Entscheidungsgrundlagen • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Protokollführung sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen • Unterstützung bei der Erarbeitung, Dokumentation und Umsetzung organisatorischer Regelungen, Prozesse und Standards • Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben durch organisatorische und administrative Zuarbeit (z. B. aus den Bereichen Öffentlichkeitsarbeit oder Fundraising) • Mitwirkung bei Aufgaben des Energie- und Nachhaltigkeitscontrollings, der Arbeitssicherheit sowie bei Bau- und Investitionsvorhaben • Unterstützung bei Kalkulationen, Verwendungsnachweisen und sonstigen Auswertungen • Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Beteiligten Die fachliche und organisatorische Verantwortung für die jeweiligen Aufgabenbereiche verbleibt bei der kaufmännischen Einrichtungsleitung. Die Stelle unterstützt insbesondere bei der operativen Umsetzung, Vorbereitung, Dokumentation und Nachverfolgung von Aufgaben und Maßnahmen. Je nach persönlichen Fähigkeiten und beruflicher Entwicklung besteht die Möglichkeit, einzelne Aufgabenbereiche zunehmend eigenständig zu bearbeiten und weitergehende Verantwortung zu übernehmen. Ihre Fähigkeiten • abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, alternativ ein einschlägiges Studium oder eine vergleichbare Qualifikation • Organisationsgeschick sowie selbstständige und strukturierte Arbeitsweise (bei klar definierten Aufgabenstellungen) • Sorgfalt und Zuverlässigkeit • Fähigkeit, Informationen zu recherchieren und übersichtlich aufzubereiten • gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit • sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel) und digitalen Anwendungen • gutes Zahlenverständnis sowie Freude an der Analyse und Aufbereitung von Daten und organisatorischen Abläufen • Teamfähigkeit und Serviceorientierung • Lernbereitschaft und Interesse an wechselnden Themenfeldern Ihre Vorteile • betriebliche Altersvorsorge durch Arbeitgeberanteil in der KZVK • Vergütung nach AVR-Caritas-Tarif mit Jahressonderzahlung • umfassende Einarbeitung • Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten • Jobrad – Möglichkeit des Fahrradleasings nach der Probezeit • Jobticket (Zuschuss zum Deutschlandticket) • Mitgliedschaft im Urban Sports Club • 30 Tage Jahresurlaub plus einen bezahlten AZV-Tag • vergünstigte Produkte und Dienstleistungen über die Vorteilsportale Corporate Benefits und WGKD Wenn Sie Lust haben, Teil eines engagierten und offenen Teams zu werden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung inklusive Lebenslauf und Zeugnissen. Mit einem Klick auf den Button „zur Onlinebewerbung“ geht es los.