Sekretärin Bürgermeister (m/w/d)

S t e l l e n a u s s c h r e i b u n g - öffentlich - Waren (Müritz), Die Stadt Waren (Müritz) ist ein staatlich anerkanntes Heilbad im Herzen der Mecklenburgischen Seenplatte. Mit rund 20.000 Einwohnerinnen und Einwohnern bietet sie eine hohe Lebensqualität, eine gute Infrastruktur sowie eine attraktive Lage an der Müritz, dem größten vollständig in Deutschland liegenden Binnensee. Dank der guten Verkehrsanbindung sind die Metropolregionen Berlin und Hamburg sowie die Ostseeküste gut erreichbar. Für das Amt des Bürgermeisters schreibt die Stadt Waren (Müritz) zum eine Stelle als Sekretärin Bürgermeister (m/w/d) mit 35 Wochenstunden aus. Der Aufgaben- und Verantwortungsbereich umfasst • Eigenständige Organisation sämtlicher Arbeitsabläufe im Vorzimmer • Selbstständige Terminplanung und Terminsteuerung des Bürgermeisters sowie weitere Planung, Priorisierung und Koordination von Terminen unter Berücksichtigung politischer, rechtlicher und organisatorischer Erfordernisse • Koordination von Besprechungen, Dienstreisen und Außenterminen • Fristenüberwachung • Koordination von Anfragen und Fristenkontrolle aus Ausschusssitzungen und Stadtvertretersitzungen sowie Verteilung der Anfragen und Aufträge an die zuständigen Ämter, Erstellung der Antwortschreiben an die Stadtvertreter • Zentrale Annahme, Erfassung und Dokumentation von Bürgerbeschwerden, Anregungen und Hinweisen, die an den Bürgermeister gerichtet sind • Erste Prüfung der Anliegen hinsichtlich Zuständigkeit, Dringlichkeit und des Sachverhalts • Organisation des täglichen Büroablaufs • Bearbeitung des gesamten Postein- und Postausgangs • Verwaltung elektronischer Dokumente und Aktenführung sowie Archivierung • Erste Ansprechpartnerin für Bürgerinnen und Bürger, Geschäftsführer und Behördenleitungen • Empfang offizieller Gäste • Führen des Siegelverzeichnisses der Stadtverwaltung und Prüfung der sachgerechten Nutzung • Vergabe der Siegelberechtigung auf Antrag bzw. deren entsprechende Versagung • Vorbereitung von Dienstjubiläen, Altersjubiläen und Ehejubiläen • Planung, Organisation und Koordination der Glückwunschaktivitäten des Bürgermeisters und seiner Stellvertreter • Erstellung von Glückwunschschreiben, Urkunden, Grußkarten und sonstigen Ehrungsunterlagen • Abrechnung der Jubiläumsaufwendungen mit dem Innenministerium M-V, dem Landkreis Mecklenburgische Seenplatte und dem Bundespräsidialamt Erwartet werden von Ihnen • eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (oder A I- Abschluss), Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r, Bürokauffrau/ -mann oder ein vergleichbarer Ausbildungsabschluss bzw. eine kaufmännische Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung • gutes Kommunikationsvermögen mündlich und schriftlich • Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit, Aufgeschlossenheit, Einsatzbereitschaft, Teamgeist, Flexibilität, Kreativität und Kommunikationsfähigkeit • Kenntnisse in der PC-Anwendung (Word, Excel, Power Point) Wir bieten Ihnen ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 35 Stunden in der Entgeltgruppe 7 des TVöD-VKA sowie • Qualifizierungsangebote • Familienfreundlichkeit (z. B. durch flexible Arbeitszeiten) • Entsprechend den Vorgaben des TVöD zahlen wir ein jährliches Leistungsentgelt • eine betriebliche Altersvorsorge • gesundheitsfördernde und erhaltende Maßnahmen im Rahmen unseres Betrieblichen Gesundheitsmanagements • Fahrradleasing • aktive Gestaltungsmöglichkeiten in einer modernen Verwaltung. Bewerbungen schwerbehinderter Personen und diesen gleichgestellte Menschen mit Behinderung werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen laden Sie bitte elektronisch bis zum über das Bewerberportal der Stadt Waren (Müritz) hoch. Das Bewerberportal erreichen Sie unter dem Menüpunkt „Stellenausschreibungen“ unter folgendem Link: http://www.waren-mueritz.de/de/buergerservice-verwaltung/ausschreibungen/ . Kosten im Zusammenhang mit der Vorstellung können nicht erstattet werden. Die Bewerbungsgespräche finden am statt. N. Möller Bürgermeister