Sachbearbeiter/in Büromanagement – Belegerfassung & Dokumentenmanagement (m/w/d)

### Erfolg braucht Struktur. Wir liefern sie. BACKOFFICE.koeln ist der Backoffice-Partner für Kölner Unternehmen – vom Gastronomiebetrieb über den Großhandel bis zur Franchise-Gruppe. Wir verwalten & digitalisieren Belegchaos, strukturieren Prozesse und halten unseren Mandanten den Rücken frei, damit sie sich auf ihr Geschäft konzentrieren können. Wir wachsen: Seit Juli 2026 arbeiten wir in neuen, modernen Büroräumen in Köln-Merkenich und bauen unser Team weiter aus. Dafür suchen wir Menschen, die mitdenken, anpacken und Ordnung nicht als Pflicht, sondern als Handwerk verstehen. ### Ihre Aufgaben - Digitale Belegerfassung: Sie nehmen Rechnungen und Dokumente über unsere digitalen Kanäle entgegen (E-Mail, Upload-Portal, Messenger) und erfassen sie sauber im System. - Prüfen & Zuordnen: Sie kontrollieren Belege auf Vollständigkeit und ordnen sie den richtigen Mandanten, Firmen und Kostenstellen zu. - Vorbereitende Buchhaltung: Sie bereiten die Unterlagen so auf, dass unsere Buchhalter direkt weiterarbeiten können. - Mandantenkommunikation: Sie fragen fehlende Unterlagen freundlich und beharrlich nach – schriftlich und telefonisch. - Digitale Ablage: Sie pflegen unsere Ablagestruktur so, dass jedes Dokument in Sekunden auffindbar ist. Sie betreuen dabei fest zugewiesene Mandanten und sind für diese der zuverlässige Fixpunkt. ### Ihr Profil - Kaufmännische Ausbildung oder belastbare Erfahrung in der Büroorganisation. Auch Quereinsteiger:innen mit Organisationstalent sind willkommen. - Gastro-Bonus: Wenn Sie wissen, was ein Z-Bon ist und wie ein Lieferschein aussieht, ist das ein echter Vorteil – aber kein Muss. - Digitales Mindset: sicherer Umgang mit MS Office, keine Scheu vor neuer Software. - Strukturierte, gewissenhafte und absolut diskrete Arbeitsweise. - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. ### Was wir bieten - Klare Strukturen statt Chaos: eingespielte Prozesse, definierte Zuständigkeiten, kurze Wege zur Geschäftsführung. - Neues Büro: helle, moderne Arbeitsplätze in Köln-Merkenich mit guter Verkehrsanbindung und eigenen Parkmöglichkeiten. Die Arbeit findet vor Ort statt – wir arbeiten als Team, nicht über Bildschirme verteilt. - Papierarm arbeiten: Wir digitalisieren, wo es geht. - Sicherer Arbeitsplatz: Gegessen wird immer – und verwaltet werden muss auch immer. - Entwicklung: Wer will, wächst bei uns in die Buchhaltung oder in die Mandantenverantwortung hinein. - Art: Vollzeit, Teilzeit oder Minijob-Basis ### Bewerbung Senden Sie uns Ihren Lebenslauf, Ihren gewünschten Stundenumfang und Ihre Verfügbarkeit an: Eintritt: ab sofort. Wir melden uns kurzfristig zurück.