Projektassistent Gremienmanagement (m/w/d)

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.   Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert. Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive Konditionen in unserem Hause. UNSER KUNDE Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Oberpfaffenhofen entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte in den Bereichen Luft- und Raumfahrt, Energie, Digitalisierung, Mobilität und Sicherheit. Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien, spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in einer international anerkannten Forschungseinrichtung.   WIR BIETEN IHNEN - Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und innovativen Arbeitsumfeld - Geregelte Arbeitszeiten in Teilzeit (50 %)  - Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit, nach Absprache im Team bis zu 50 % im Homeoffice zu arbeiten - Moderne Arbeitsausstattung inklusive Laptop und Diensthandy - Vergütung auf Basis des DGB-Tarifvertrages nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund - Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld der Luft- und Raumfahrt - Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partnern sowie Mitarbeit an renommierten Forschungs- und Konferenzprojekten - Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes - Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur Urlaubsnahme bereits während der Probezeit - Attraktive Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Prämie   IHRE AUFGABEN - Sie übernehmen die organisatorische und administrative Unterstützung des internationalen SpaceOps-Sekretariats und tragen zu einem reibungslosen Ablauf der Gremienarbeit bei - Sie planen, koordinieren und begleiten Sitzungen des Committee at Large (CAL) sowie des Executive Committee (ExCom) und stimmen Tagesordnungen mit den jeweiligen Vorsitzenden ab - Sie erstellen, verwalten und archivieren Sitzungsunterlagen, Protokolle sowie Beschluss- und Maßnahmenlisten - Sie organisieren und moderieren hybride sowie virtuelle Besprechungen und nehmen an Präsenzveranstaltungen am Standort Oberpfaffenhofen sowie vereinzelt an Dienstreisen teil - Sie koordinieren die Kommunikation zwischen dem Executive Committee, den Working Groups und den internationalen Mitgliedsorganisationen - Sie pflegen Mitgliederverzeichnisse, Governance-Dokumente sowie weitere organisatorische Unterlagen und sorgen für deren Aktualität - Sie unterstützen die Planung, Organisation und Durchführung internationaler Veranstaltungen, Workshops und Konferenzen – insbesondere der SpaceOps Conference 2027, des Industry Day sowie weiterer Fachveranstaltungen - Sie koordinieren die Kommunikation mit zukünftigen Gastgebern der SpaceOps-Konferenzen und unterstützen neue Mitgliedsorganisationen sowie ExCom-Mitglieder beim Onboarding - Sie übernehmen die Pflege der Website sowie weiterer Kommunikationsplattformen und veröffentlichen Ankündigungen, Protokolle, Newsletter und weitere Informationen - Sie unterstützen den Chair sowie den Vice Chair bei administrativen Aufgaben, überwachen Fristen und koordinieren Wahlen, Abstimmungen sowie offizielle Veröffentlichungen - Sie wirken bei der Erstellung von Jahresberichten, Newslettern sowie bei organisatorischen Aufgaben rund um Auszeichnungen und Ehrungen mit - Sie stimmen sich regelmäßig mit internen und externen Ansprechpartnern ab und unterstützen die erfolgreiche Umsetzung internationaler Projekte   IHR PROFIL - Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder bringen eine vergleichbare Qualifikation mit - Sie besitzen sehr gute organisatorische Fähigkeiten und behalten auch bei einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben stets den Überblick - Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und verantwortungsbewusst und zeichnen sich durch eine zuverlässige Arbeitsweise aus - Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse sowie verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift  - Sie bringen idealerweise Erfahrung in der Organisation administrativer Abläufe sowie der Koordination von Sitzungen, Veranstaltungen oder internationalen Projekten mit - Sie verfügen über Erfahrung im internationalen Arbeitsumfeld und kommunizieren sicher mit unterschiedlichen Ansprechpartnern - Sie gehen routiniert mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen um und arbeiten sich schnell in neue digitale Arbeitsplattformen ein - Sie überzeugen durch Kommunikationsstärke, Serviceorientierung sowie ein professionelles Auftreten - Sie arbeiten gerne im Team und stimmen sich vertrauensvoll mit internen und externen Ansprechpartnern ab - Sie sind bereit, vereinzelt Dienstreisen im Rahmen internationaler Veranstaltungen und Gremiensitzungen wahrzunehmen     IN NUR 2 MINUTEN ZU IHREM NEUEN JOB: Nutzen Sie unser Online-Formular und laden Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (gerne inklusive aussagekräftigen Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, etc.) einfach hoch – ein Anschreiben ist nicht erforderlich. Für Fragen stehen Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in unserem Hause gerne vorab zur Verfügung.   Wir freuen uns auf Sie!   WICHTIGER HINWEIS Zur Ausübung der Tätigkeit ist eine Arbeitserlaubnis für Deutschland zwingend erforderlich. Wir bitten höflich um Verständnis, andernfalls Ihre Bewerbung nicht berü