Personalreferent (m/w/d) / HR Specialist (m/w/d)

Über uns Wir sind eine in Berlin ansässige Forschungseinrichtung im Bereich der Energietechnologie. Zur Verstärkung unseres HR-Teams suchen wir eine verantwortungsbewusste, sorgfältige und selbstständig arbeitende Persönlichkeit, die gemeinsam mit uns ein professionelles und attraktives Arbeitsumfeld für die Forschung gestaltet. Ihre Aufgaben Ihr Aufgabenbereich umfasst die Betreuung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus sowie die Mitarbeit an der Weiterentwicklung professioneller, rechtskonformer und effizienter HR-Prozesse. Zu den wesentlichen Aufgaben gehören insbesondere: 1. Personaladministration im gesamten Mitarbeiterlebenszyklus Betreuung sämtlicher personaladministrativer Prozesse vom Eintritt bis zum Austritt, insbesondere Vertragsmanagement, Probezeitbegleitung, Änderungsmanagement sowie Offboarding; Erstellung, Prüfung und Verwaltung arbeitsvertraglicher Unterlagen; Pflege und Aktualisierung digitaler und papierbasierter Personalakten sowie HR-Systeme; Erstellung von Arbeitszeugnissen, Bescheinigungen und sonstigen personalrelevanten Dokumenten. 2. Arbeitszeiterfassung, Vergütungsdaten und Entgeltprozesse Verwaltung von Arbeitszeiten, Urlaubskonten, Fehlzeiten und sonstigen abrechnungsrelevanten Daten; Vorbereitung und Abstimmung personalbezogener Informationen mit externen Steuerberatern, Lohnabrechnungsdienstleistern oder sonstigen zuständigen Stellen. 3. Recruiting und Talentgewinnung Eigenverantwortliche Steuerung und Begleitung des gesamten Recruiting-Prozesses – von der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen über die Vorauswahl, Interviewkoordination und Bewerberkommunikation bis hin zum Onboarding; Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Rekrutierungsprozessen und -strategien. 4. Betreuung von Führungskräften und Beschäftigten Ansprechpartner für Führungskräfte und Beschäftigte in allen personalrelevanten Fragestellungen; Unterstützung bei personellen Einzelmaßnahmen sowie enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen, insbesondere den Bereichen Recht, Finanzen und (Lohn-)Buchhaltung. 5. Arbeitsrecht, Datenschutz und Aufenthaltsrecht Mitarbeit bei arbeitsrechtlichen Themen und Unterstützung bei der Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen im HR-Bereich; Mitwirkung bei Fragestellungen mit Bezug zum Aufenthaltsrecht, insbesondere im Zusammenhang mit Beschäftigungsverhältnissen internationaler Mitarbeitender. 6. Kommunikation mit Behörden und externen Stellen Kommunikation und Korrespondenz mit Behörden und sonstigen externen Stellen in personalbezogenen Angelegenheiten, insbesondere mit Sozialversicherungsträgern, der Agentur für Arbeit, der Ausländerbehörde, Versicherungen und weiteren relevanten Ansprechpartnern. 7. Personalentwicklung, Reporting und Prozessoptimierung Mitwirkung bei Personalentwicklungsmaßnahmen, Schulungen und sonstigen Qualifizierungsformaten entsprechend den Anforderungen der Fachbereiche; Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Entscheidungsvorlagen im HR-Bereich sowie Mitarbeit an der Optimierung interner Prozesse, Richtlinien und Standards. 8. Unternehmenskultur und organisatorische Unterstützung Unterstützung bei Maßnahmen zur Förderung einer professionellen und positiven Unternehmenskultur, einschließlich der Organisation interner Veranstaltungen, Teambuilding-Maßnahmen und weiterer administrativer HR-Projekte. Ihr Profil 1. Ausbildung Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder höher) mit Bezug zu Personal(-management), (Betriebs-)Wirtschaft, Recht oder einem verwandten Fachgebiet 2.Berufserfahrung Mindestens 1 Jahr praktische Berufserfahrung im Personalwesen in Deutschland; Kenntnisse im deutschen Arbeitsrecht sind von Vorteil 3.Sprachkenntnisse Englisch ist unsere Unternehmenssprache. Für die interne Zusammenarbeit sind daher sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich. Für die Kommunikation mit Behörden sowie für personalbezogene Vorgänge in Deutschland sind zudem sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich. Sprachkenntnisse auf einem Niveau vergleichbar mit C1 (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen) oder höher sind jeweils wünschenswert. 4.Kernkompetenzen Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, freundliches und professionelles Auftreten, strukturierte Arbeitsweise sowie ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen. Kenntnisse im Datenschutz und Aufenthaltsrecht sowie Erfahrungen in der Kommunikation mit Behörden sind von Vorteil. 5.IT-Kenntnisse Sicherer Umgang mit Microsoft Office; Erfahrung im Bereich von HR-Management Systemen wie Personio ist von Vorteil. Wir bieten 1.Vergütung und Entwicklung: Ein Ihren Qualifikationen und Leistungen entsprechendes Gehalt sowie einen Essenszuschuss (derzeit: Pluxee Restaurantgutschein). 2.Urlaub: 30 Arbeitstage bezahlter Jahresurlaub. 3.Attraktiver Standort: Modernes Büro in zentraler Berliner Lage (Nähe Zoologischen Garten / Kurfürstendamm), hervorragend an den öffentlichen Nahverkehr angebunden. 4.Fachliche Tiefe: Sie werden in das gesamte HR-Management einer Forschungseinrichtung eingebunden und können Ihre fachlichen Kompetenzen gezielt weiterentwickeln. Eckdaten zur Beschäftigung 1.Arbeitszeit: Vollzeit (40 Wochenstunden) 2.Standort: Berlin, Deutschland 3.Befristung: Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Bei entsprechender Leistung und betrieblichem Bedarf besteht die Perspektive, anschließend in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis übernommen zu werden. Ein Anspruch hierauf besteht nicht.