Office Manager - Reiseadministration (all genders)

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) ist eine der weltweit führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. 74 Institute entwickeln wegweisende Technologien für unsere Wirtschaft und Gesellschaft - genauer: 30 000 Menschen aus Technik, Wissenschaft, Verwaltung und IT. Sie wissen: Wer zu Fraunhofer kommt, will und kann etwas verändern. Für sich, für uns und die Märkte von heute und morgen. Das Fraunhofer-Institut für Angewandte und Integrierte Sicherheit AISEC mit Hauptsitz in Garching bei München und Standorten in Berlin und Weiden begleitet mit international anerkannter Spitzenforschung die digitalen Transformationsprozesse in Schlüsselbranchen wie der Automobilindustrie, dem Maschinenbau, der Luftfahrt oder auch der Medizin. Als erfolgreich etabliertes und stark wachsendes Institut sind wir immer auf der Suche nach hoch motivierten Köpfen in allen Bereich der IT-Sicherheit. Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das sich in der Verwaltung mit dem Thema Reise befasst und durch diese Tätigkeiten die Prozesse und Projekte der wissenschaftlichen Mitarbeitenden maßgeblich unterstützt. Hier sorgen Sie für Veränderung * Vorbereitung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen (In- und Ausland) für unsere Mitarbeitenden im Tool SAP Concur * Ansprechpartner*in für alle Fragen rund um die Dienstreise unter Beachtung und Anwendung der gesetzlichen Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) * Unterstützung bei der Reiseplanung und Buchung aller Reisemittel sowie Unterkünfte (Bahn, Flug, Mietwagen, Hotel usw.) * Unterstützung der Reisenden bei der Erstellung ihrer Reisekostenabrechnung und Abrechnung der Dienstreisen nach den geltendengesetzlichen Bestimmungen * Erledigung administrativer Aufgaben (z.B. Berechnung der Bahncard-Amortisation) * Übernahme allgemeiner Verwaltungstätigkeiten (Assistenztätigkeiten, Koordination von Veranstaltungen und Terminen) Hiermit bringen Sie sich ein * Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Tourismuskaufmann/-frau oder eine ähnliche kaufmännische Ausbildung * Idealerweise erste Erfahrung in der Anwendung des Bundesreisekostengesetzes * Routine mit MS-Office-Programmen und bestenfalls Kenntnisse in SAP * Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, ein freundliches und souveränes Auftreten sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung * Konzentrationsfähigkeit auch in herausfordernden Situationen, Sorgfalt und Zuverlässigkeit * Englischkenntnisse Was wir für Sie bereithalten * Einen eigenverantwortlichen, vielfältigen Aufgabenbereich mit einem hohen Maß an Selbständigkeit in einem äußerst kollegialen Umfeld * Die Möglichkeit des mobilen Arbeitens (bis zu 60 Prozent) * Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch fachspezifische Weiterbildungsmaßnahmen * Ein modernes und innovatives Arbeitsumfeld in einer führenden Forschungseinrichtung * Umfangreiche Zusatzleistungen wie betriebliche Altersversorgung (VBL) und Bezuschussung des Deutschland-Jobtickets Fragen zu dieser Position beantwortet Ihnen gerne: Martina Volke Verwaltungsleitung