Office Manager / Projektassistenz Gebäudetechnik (m/w/d)

Schüber Ingenieure GmbH Schüber Ingenieure ist ein familiengeführtes Ingenieur- und Gebäudetechnikunternehmen in Freiburg. Seit vielen Jahren betreuen wir Kunden aus Industrie, Verwaltung, Gesundheitswesen, Hotellerie, Handel und Forschung – mit ganzheitlichen Lösungen in den Bereichen Planung, Gebäudeautomation, Montage, Wartung und Kundendienst. Für unser Office- und Projektteam suchen wir eine zuverlässige Persönlichkeit, die Organisation, Kommunikation und Koordination sicher im Griff hat. In dieser Position bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Kunden, Technikern, Lieferanten, Mitarbeitenden und Geschäftsleitung – und sorgst dafür, dass Projekte, Termine, Unterlagen und interne Abläufe strukturiert zusammenlaufen. Das spricht für Schüber Ingenieure: - familiengeführtes Unternehmen mit langfristiger Perspektive - abwechslungsreiche Office- und Projektaufgaben in einem technischen Umfeld - zentrale Schnittstellenfunktion mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum - moderner Arbeitsplatz in Freiburg - gute Bezahlung – je nach Erfahrung ca. 45.000 bis 60.000 € brutto/Jahr - 30 Tage Urlaub plus 6 Gleitzeittage - flexible Arbeitszeit und freitags früher Feierabend - helles, modernes Büro mit höhenverstellbaren Schreibtischen - gutes Betriebsklima, starkes Teamgefühl und gemeinsame Events - JobRad, Hansefit und moderne Küche Deine Aufgaben In dieser Position laufen Office, Projektorganisation und Tagesgeschäft zusammen. Die Stelle verbindet kaufmännische Aufgaben, Servicekoordination, strukturierte Kommunikation und die Unterstützung der Geschäftsleitung. Zu den Aufgaben gehören insbesondere: - Organisation und Koordination von Wartungen, Instandsetzungen und Störungsdiensten - Kundenbetreuung sowie zentrale Ansprechfunktion im Projekt- und Servicegeschäft - Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen und Projektunterlagen inklusive Materialbestellungen - Termin-, Einsatz- und Ressourcenplanung für Mitarbeitende - Datenpflege: Pflege von Service-, Projekt- und Stammdaten - Vorbereitung, Prüfung und Nachbearbeitung von Arbeits- und Wartungsberichten - Fakturierung und Rechnungsstellung - Betreuung von Telefon, E-Mail und Anrufbeantworter - Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft, z. B. bei Terminen, Unterlagen, Korrespondenz und Wiedervorlagen - Priorisierung, Koordination und Nachverfolgung offener Aufgaben und Entscheidungen - Sicherstellung einer klaren und professionellen internen und externen Kommunikation Das bringst du mit - Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung bzw. eine vergleichbare Qualifikation - Erfahrung in Assistenz, Office Management, Projektkoordination, Servicekoordination oder kaufmännischer Verwaltung - Organisationstalent mit sicherem Blick für Termine, Prioritäten und Abläufe - Kaufmännisches Verständnis für Angebote, Aufträge, Rechnungen und Projektunterlagen - Sicherer Umgang mit MS Office und eine strukturierte digitale Arbeitsweise - Serviceorientierte, klare und verbindliche Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitenden, Lieferanten und externen Partnern - Eigenverantwortliche, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise - Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift - Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und den Überblick zu behalten Das zeichnet dich aus: - Strukturierte Arbeitsweise, auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen - Hohe Priorisierungsfähigkeit und lösungsorientiertes Denken - Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Verlässlichkeit - Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Loyalität - Vorausschauendes Mitdenken und die Fähigkeit, die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft wirksam zu entlasten Zusätzlich spricht für Schüber Ingenieure Neben den bereits genannten Rahmenbedingungen spricht für Schüber Ingenieure vor allem die besondere Mischung aus Verantwortung, Teamnähe und abwechslungsreichen Aufgaben. Zusätzlich