Mitarbeiter/in Backoffice Immobilienverwaltung (m/w/d)

Willkommen bei der OPTIMMO Real Estate GmbH! Wir sind eine moderne und digital aufgestellte Immobilienverwaltung, die Immobilien mit Leidenschaft betreut und kontinuierlich weiterentwickelt. Dabei legen wir großen Wert auf klare Strukturen, persönliche Kommunikation und effiziente Prozesse. Unser Anspruch ist es, Immobilienverwaltung für Eigentümer, Mieter, Dienstleister und Partner so einfach, transparent und reibungslos wie möglich zu gestalten. Zur Verstärkung suchen wir eine zuverlässige und strukturierte Mitarbeiter/in im Backoffice (m/w/d) Teilzeitstelle mit mind. 20 Std./Woche , die im operativen Tagesgeschäft unterstützt und Anliegen aktiv bearbeitet. In dieser Rolle übernimmst du eine zentrale Funktion in unserem Büroalltag. Du koordinierst den digitalenund physischen Posteingang, strukturierst und bearbeitest eingehende E-Mails, Dokumente, Rechnungenund Schreiben und ordnest sie den jeweiligen Vorgängen zu. Dabei bearbeitest du Anliegen eigenständigoder bereitest sie entscheidungsreif vor. Darüber hinaus behältst du Fristen, Wiedervorlagen und off eneVorgänge im Blick und sorgst für eine strukturierte Nachverfolgung aller Aufgaben. Erfahrung in der Immobilienverwaltung ist nicht zwingend erforderlich. Wichtiger sind uns kaufmännisches Verständnis, Organisationstalent, Zuverlässigkeit, Sorgfalt sowie eine sichere Kommunikation. Aufgaben - Organisation des digitalen und physischen Posteingangs - Zuordnung und Pflege von Dokumenten und Informationen sowie strukturierte Ablage zu den jeweiligenObjekten, Vorgängen und Ansprechpartnern - Klärung einfacher Sachverhalte sowie Einholung fehlender Informationen und Vorbereitung von Anliegen zur Entscheidung durch die Geschäftsführung - Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und offenen Vorgängen sowie die Nachverfolgung laufenderAufgaben und Rückmeldungen - Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Dienstleistern, Geschäftspartnern, Eigentümern und Mietern - Allgemeine administrative Tätigkeiten im Büroalltag Qualifikation - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement /Bürokauffrau/-mann, Bankkauffrau/-mann, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation - Berufserfahrung im kaufmännischen, administrativen oder organisatorischen Bereich - Organisatorische Fähigkeiten und ein sicherer Blick für Prioritäten sowie eine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise - Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit Fristen und Dokumenten - Gute Kenntnisse in MS Office / Microsoft 365 - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Benefits 💻 Modernes Equipment: Hochwertige technische Ausstattung inkl. Fimen-Laptop, digitale Tools und ein zeitgemäßes Arbeitsumfeld, damit du effizient und mit Freude arbeiten kannst ☁️ Innovative Arbeitsumgebung: Cloudbasierte Systeme und durchdachte Prozesse sorgen für eine strukturierte, transparente und ortsunabhängige Zusammenarbeit 🏡 Flexible Arbeitsmodelle: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice nach Absprache ☕ Angenehmes Arbeitsumfeld: Guter italienischer Kaffee, Tee, Wasser und Snacks stehen dir jederzeit zur Verfügung 📈 Persönliche Entwicklung: Durch eine gezielte Einarbeitung und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten gewinnst du Sicherheit im Arbeitsalltag ⚙️ Effiziente Strukturen: Als kleines Team arbeiten wir eng zusammen, treffen Entscheidungen schnell und kommunizieren direkt 🚀 Kontinuierliche Verbesserung: Wir hinterfragen bestehende Abläufe, entwickeln unsere Prozesse kontinuierlich und möchten ineffizienter oder stupider Arbeit keinen Raum lassen 🧭 Verantwortungsvolle Aufgabe: Du übernimmst eine zentrale Rolle im Backoffice und sorgst dafür, dass Vorgänge, Fristen, Informationen und organisatorische Abläufe zuverlässig koordiniert werden Werde Teil der OPTIMMO Real Estate GmbH und gestalte mit uns eine moderne, digitale und effiziente Immobilienverwaltung. Freu dich auf kurze Entscheidungswege, ein engagiertes Team und die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und Prozesse aktiv mitzugestalten. Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Sende uns einfach deinen Lebenslauf sowie ein paar kurze Sätze über dich, deinen frühestmöglichen Eintrittstermin und deine gewünschte Arbeitszeit.