Leitung Verwaltung (m/w/d)

Leitung Verwaltung (m/w/d) Standort Bochum · Vollzeit · ab sofort · volle Verantwortung für den Verwaltungsbereich AABBUS ist ein zugelassener Bildungs- und Qualifizierungsträger mit Sitz in Bochum. Mit geförderten Weiterbildungen im Bereich Schutz & Sicherheit und ÖPNV-Service bringen wir Menschen zurück in Beschäftigung – in enger Zusammenarbeit mit Agenturen für Arbeit und Jobcentern. Für unsere Verwaltung suchen wir eine Führungspersönlichkeit, die den gesamten administrativen Bereich eigenverantwortlich steuert und der Geschäftsführung den Rücken freihält. Ihre Aufgaben •Gesamtverantwortung für die Verwaltung: Sie leiten den administrativen Bereich eigenständig, organisieren Abläufe, setzen Prioritäten und führen das Verwaltungsteam. •Teilnehmer- und Maßnahmenverwaltung: Verträge, Teilnehmerakten, Anwesenheits- und Fehlzeitenmeldungen, Klassenbuchführung und maßnahmebezogene Dokumentation – vollständig und fristgerecht. •AZAV-konforme Dokumentation und Qualitätsmanagement: Sie stellen sicher, dass unsere Unterlagen jederzeit prüfungs- und auditfest sind, und bereiten Audits und Prüfungen vor. •Korrespondenz und Meldewesen gegenüber Agenturen für Arbeit, Jobcentern und Behörden – termingerecht und verbindlich. •Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsstellung und Abrechnung der Maßnahmen in Zusammenarbeit mit unserer externen Buchhaltung. •Fristen- und Vertragsmanagement, Stammdatenpflege sowie Organisation von Kursstarts aus administrativer Sicht. •Direkte Berichtslinie an die Geschäftsführung; Mitgestaltung und Verbesserung interner Prozesse. Ihr Profil •Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne mit Weiterbildung (z. B. Fachwirt/in) oder betriebswirtschaftlichem Studium. •Mehrjährige Berufserfahrung in der Verwaltung, davon idealerweise erste Führungs- oder Leitungserfahrung. •Erfahrung bei einem Bildungsträger oder Kenntnisse in AZAV, SGB II/III und der Zusammenarbeit mit Arbeitsagenturen sind ein starkes Plus. •Ausgeprägte Genauigkeit und Zuverlässigkeit – bei geförderten Maßnahmen zählt jedes Dokument und jede Frist. •Organisationstalent, Durchsetzungsvermögen und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise. •Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit Verwaltungs- oder CRM-Software von Vorteil. •Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. • Eine gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland wird vorausgesetzt; ein Visa-Sponsoring ist nicht möglich. Wir bieten •Vergütung von 3.600 – 4.200 € brutto/Monat, je nach Qualifikation und Erfahrung. •Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege. •Einen sicheren Arbeitsplatz mit sinnstiftender Tätigkeit. •Strukturierte Einarbeitung in unsere Maßnahmen, Abläufe und Systeme. Interesse? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins. AABBUS · Steinring 55, 44789 Bochum · E-Mail: · Tel.: