Kaufmännischer Mitarbeiter Projektmanagement und Auftragsabwicklung (m/w/d)

VOLLZEIT Innendienst Wuppertal Zum nächstmöglichen Zeitpunkt Du bist unser Erfolg ! Kaufmännischer Mitarbeiter Projektmanagement und Auftragsabwicklung (m/w/d) Internationale Kundenprojekte Auftragssteuerung Kundenbetreuung Vollzeit Jetzt bewerben Du möchtest mehr als klassische Auftragsbearbeitung? Dann bist du bei PROTOCAST genau richtig. Bei uns begleitest du internationale Kundenprojekte rund um individuelle Metallbauteile, die später in Sportwagen, Fahrzeugen, Maschinen, Medizintechnik, Leuchten und sogar in Raumfahrtprojekten eingesetzt werden. Du bist die kaufmännische Schnittstelle zwischen unseren Kunden, dem Projektleiter, dem Vertrieb, dem Einkauf, der Qualitätssicherung, der Logistik, der Buchhaltung und unseren internationalen Produktionspartnern. Du sorgst dafür, dass Aufträge korrekt angelegt, Bestellungen rechtzeitig ausgelöst, Termine verfolgt und Kunden zuverlässig informiert werden. Du leitest die Projekte nicht allein. Aber du bist die Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass Informationen, Termine, Dokumente und Aufgaben zusammenlaufen und nichts verloren geht. Du organisierst nicht nur. Du schaffst Verbindlichkeit, hältst Kunden auf dem Laufenden und bringst Projekte gemeinsam mit unserem Team zuverlässig voran. Deine Rolle bei PROTOCAST Dein Schwerpunkt liegt zu etwa 70 Prozent in der kaufmännischen Projektkoordination und Kundenbetreuung. Rund 30 Prozent deiner Tätigkeit entfallen auf die operative Auftragsabwicklung. Der zuständige Projektleiter trägt die Gesamtverantwortung und leitet die wesentlichen Projekttermine. Du bereitest Meetings vor, nimmst an Kick off Gesprächen und Videocalls teil, dokumentierst die Ergebnisse und hältst die vereinbarten Aufgaben und Termine zuverlässig nach. Deine Aufgaben Projektmanagement und Projektkoordination Du unterstützt unsere Projektleiter bei der kaufmännischen Betreuung nationaler und internationaler Kundenprojekte. Du legst neue Projekte und Kundenaufträge in unserem Warenwirtschaftssystem an. Du erstellst, aktualisierst und überwachst Projektpläne, Terminübersichten und Aufgabenlisten. Du bereitest Kick off Meetings, Videokonferenzen, Kundenbesuche und Projektbesprechungen organisatorisch und inhaltlich vor. Du nimmst gemeinsam mit dem Projektleiter an Meetings teil, dokumentierst Ergebnisse und hältst offene Aufgaben nach. Du erstellst Projektübersichten, Statusberichte, Gesprächszusammenfassungen und interne Auswertungen. Du erkennst Terminabweichungen frühzeitig und stimmst die nächsten Schritte mit dem Projektleiter ab. Du hältst Projektunterlagen, Kundeninformationen und Dokumentationen vollständig und aktuell. Auftragsabwicklung und Bestellwesen Du erfasst Kundenaufträge vollständig und korrekt im ERP System. Du erstellst und prüfst Auftragsbestätigungen. Du überwachst Liefertermine, Mengen, Preise und vereinbarte Konditionen. Du löst Bestellungen bei Lieferanten und internationalen Produktionspartnern aus. Du verfolgst offene Bestellungen und erinnerst frühzeitig an vereinbarte Termine. Du koordinierst dich mit Lager und Logistik zu Wareneingängen, Beständen und Auslieferungen. Du erstellst und bearbeitest Lieferscheine, Versandunterlagen und Rechnungsgrundlagen. Du prüfst Eingangsrechnungen und vergleichst diese mit Bestellungen und vereinbarten Konditionen. Du pflegst alle relevanten Auftragsdaten sorgfältig in unseren Systemen. Kundenbetreuung und internationale Kommunikation Du bist telefonisch, per E Mail und in Videocalls eine verlässliche Ansprechperson für unsere Kunden. Du informierst Kunden verbindlich über den aktuellen Stand ihrer Aufträge und Projekte. Du beantwortest kaufmännische Fragen zu Lieferterminen, Bestellungen, Dokumenten und Projektabläufen. Du bereitest Kundenbesuche vor und begleitest diese gemeinsam mit dem Projektleiter oder dem Vertrieb. Du kommunizierst professionell mit Ansprechpartnern in Deutschland, Europa und Asien. Du sorgst dafür, dass Kundenanfragen schnell, nachvollziehbar und lösungsorientiert bearbeitet werden. Reklamationsbearbeitung Du nimmst Kundenreklamationen auf und erfasst alle relevanten Informationen. Du koordinierst die weitere Bearbeitung mit dem Projektleiter, der Qualitätssicherung und unseren Produktionspartnern. Du überwachst offene Maßnahmen und hältst vereinbarte Rückmeldetermine nach. Du bereitest Reklamationsberichte, Stellungnahmen und Kundeninformationen vor. Du dokumentierst den Bearbeitungsstand vollständig in unseren Systemen. Du führst keine technischen Qualitätsprüfungen durch. Du koordinierst jedoch die kaufmännische und organisatorische Bearbeitung und stellst sicher, dass alle Beteiligten die notwendigen Informationen erhalten. Was du mitbringen solltest Du musst kein technischer Projektleiter sein. Wichtig ist, dass du kaufmännische Abläufe verstehst, professionell kommunizierst und auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick behältst. Deine Mindestvoraussetzungen Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Industriekaufmann beziehungsweise Industriekauffrau oder als Kaufmann beziehungsweise Kauffrau für Groß und Außenhandelsmanagement. Alternativ eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit relevanter Erfahrung in einem Industrieunternehmen. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Sehr gute EDV Kenntnisse und ein sicherer Umgang mit dem PC. Sichere Kenntnisse in Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Praktische Erfahrung im Umgang mit einem Warenwirtschaftssystem oder ERP System. Erfahrung in der professionellen Bearbeitung von E Mails, Dokumenten und kaufmännischer Korrespondenz. Ein gutes technisches Grundverständnis und Interesse an industriellen Produkten und Fertigungsprozessen. Persönlich passt du zu uns, wenn du zuverlässig, verbindlich und vera...