Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

Sie arbeiten organisiert und behalten den Überblick? Sie sind ein Organisationstalent, arbeiten strukturiert und unterstützen gerne dort, wo kaufmännische und organisatorische Aufgaben zusammenkommen? Dann werden Sie Teil unseres Teams! Für unser Ingenieurbüro in Hamburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine kaufmännische Assistenz (m/w/d). Die Position ist unbefristet und kann in Voll- oder Teilzeit besetzt werden. Ihre Aufgaben - Unterstützung der Geschäftsführung und Projektleitungen in allen organisatorischen und kaufmännischen Belangen - Allgemeine Büroorganisation sowie Übernahme klassischer Assistenz- und Sekretariatsaufgaben - Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Angeboten, Verträgen und Schriftverkehr - Vorbereitung von Rechnungen sowie Unterstützung bei der Projektabrechnung nach Stunden oder gemäß den Leistungsphasen der HOAI - Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater - Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen - Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Kunden, Auftraggebern und Geschäftspartnern - Pflege und Verwaltung von Projektunterlagen sowie digitale Dokumentenablage - Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungen, Präsentationen und Berichten - Mitarbeit bei der Optimierung interner Verwaltungs- und Organisationsprozesse Ihr Profil - Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/Industriekaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation - Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich ist wünschenswert - Englisch fließend in Wort und Schrift - Deutsch Muttersprache oder mindestens verhandlungssicher - Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen - Idealerweise erste Erfahrungen in der vorbereitenden Buchhaltung oder Projektabrechnung im Ingenieurswesen (Abrechnung nach HOAI) - Freundliches und sicheres Auftreten sowie ausgeprägte Serviceorientierung - Organisationstalent, Eigeninitiative und eine selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise - Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben Wir bieten Ihnen - Eine unbefristete Festanstellung in Voll- oder Teilzeit mit attraktiver Vergütung - Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung - Eine angenehme Arbeitsatmosphäre mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen - Moderne Büroräume direkt an der Bille im Herzen Hamburgs - Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten - Flexible Arbeitszeiten sowie 30 Tage Urlaub - Homeoffice bzw. hybrides Arbeiten nach Absprache - Überstundenvergütung oder Freizeitausgleich - Sommer- und Weihnachtsfeiern - Kostenfreie Getränke sowie gemeinsames Mittagessen in unserer Büroküche - Fahrrad-Leasing (JobRad) - Zuschüsse, z. B. zum Deutschlandticket sowie zur Verpflegung