Kaufmännische Angestellte / Kaufmännischer Mitarbeiter (m/w/d)

Die IPS Germany GmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine kaufmännische Angestellte / einen kaufmännischen Mitarbeiter (m/w/d) am Standort Gelsenkirchen. Die Stelle umfasst kaufmännische Verwaltung, Einkaufsschnittstellen, vorbereitende Buchführung und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung. Die IPS Germany GmbH ist spezialisiert auf Service, Entwicklung und Fertigung hochpräziser Technologien für die Öl-, Gas- und Geothermieindustrie. Als deutscher OEM für Rotary Steerable Systems unterstützen wir internationale Kunden mit technischem Know-how, hoher Fertigungstiefe und einem klaren Qualitätsanspruch. Ihre Aufgaben - Organisation des kaufmännischen Tagesgeschäfts und Unterstützung der Geschäftsführung. - Bearbeitung von Einkaufsvorgängen, Bestellungen, Auftragsunterlagen und Lieferantendokumenten. - Pflege von Stammdaten, Dokumenten und Vorgängen im ERP-System, insbesondere in Odoo. - Vorbereitung von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und projektbezogenen Unterlagen. - Vorbereitung von Import- und Zollunterlagen in Abstimmung mit Speditionen, Lieferanten und internen Ansprechpartnern. - Allgemeine Büroorganisation, Terminabstimmung, Ablage, Kommunikation und interne Koordination. Schwerpunkt vorbereitende Buchführung und Kontierung Ein wichtiger Bestandteil der Position ist die strukturierte Vorbereitung der laufenden Buchhaltung. Die finale steuerliche und buchhalterische Verantwortung bleibt bei der zuständigen Buchhaltung, Steuerberatung oder internen Fachverantwortung. Gesucht wird eine Person, die Vorgänge sauber vorbereitet, plausibel prüft und nachvollziehbar vorkontiert. - Prüfung, Sortierung und digitale Ablage von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie sonstigen Belegen. - Erfassung und Pflege buchhaltungsrelevanter Informationen in Odoo; DATEV wird mit Odoo verknüpft. - Vorkontierung von Belegen auf Grundlage eines vorgegebenen Kontenplans, inklusive Zuordnung zu Sachkonten, Kostenstellen, Projekten oder Aufträgen. - Klärung fehlender Angaben wie Bestellbezug, Leistungsnachweis, Kostenstelle, Lieferantendaten, Umsatzsteuerangaben oder Freigabestatus. - Vorbereitung von Zahlungs- und Freigabeläufen, inklusive Prüfung auf Vollständigkeit, Plausibilität und interne Zuständigkeiten. - Vorbereitung und Zuordnung von Kreditkartenabrechnungen über die vorgesehene Odoo-Verknüpfung. - Abstimmung offener Posten, Beleglisten und Rückfragen mit Steuerberatung, externer Buchhaltung oder Geschäftsführung. - Vorbereitung von Exporten, Übergabelisten und Unterlagen für Monatsabschluss, Steuerberatung und interne Auswertungen. Anforderungen - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. - Erfahrung in kaufmännischer Verwaltung, Einkauf, Auftragsbearbeitung oder vorbereitender Buchführung. - Kenntnisse in Belegprüfung, Kontierung, Kostenstellen und kaufmännischer Ablage. - Sicherer Umgang mit MS Office; ERP-Erfahrung, Odoo oder DATEV von Vorteil. - Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise. - Deutsch sicher in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil. Wenn Sie kaufmännische Genauigkeit, Organisationstalent und Interesse an einem technischen Industrieumfeld mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und Zeugnissen. Ansprechpartner ist GF Gökhan Ülger Telefon