Assistenz (m/w/d) in der Veranstaltungsorganisation

Wir sind ein inhabergeführtes, modernes Unternehmen in Overath-Untereschbach mit rund 20 Mitarbeitenden und organisieren seit mehr als 40 Jahren bundesweit Kongresse, Seminare und Online-Fortbildungen für Ärztinnen und Ärzte. Unser Team wächst – daher suchen wir in Voll- oder Teilzeit (idealerweise mind. 30h): Assistenz (m/w/d) in der Veranstaltungsorganisation Du unterstützt die Projektmanager*innen bei allen administrativen und operativen Aufgaben rund um die Veranstaltungsorganisation. Deine Aufgaben: * Selbstständige Mitwirkung an Projekten (z. B. Einladung und Bestätigung, Hotelrecherchen und -buchung, Abstimmung mit den Referierenden, Adressmanagement, Rechnungsprüfung) * Teilnehmenden-Management im Rahmen des Buchungssystems * Projektsteuerung durch unsere Software * Briefing und Kontrolle der technischen Betreuung der virtuellen Veranstaltungen * Persönliche Veranstaltungs-Koordination einzelner Präsenz- und Online-Fortbildungen * Kundenkontakt mit Hotels, Teilnehmenden, Referierenden und Sponsoren * Konfektionierung kleinerer Mailings, Versand von Post und Paketen * Telefonzentrale Dein Profil: * Kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung im Veranstaltungs- oder Hotelbereich oder andere vergleichbare Qualifikation * Schnelle Auffassungsgabe und hohes Organisationsvermögen * Spaß an vielfältigen Tätigkeiten und eine selbstständige, zuverlässige, teamorientierte Arbeitsweise * Vielleicht schon Berufserfahrung im Bereich Projektassistenz, der Hotelbranche oder im Reise- und Kongress-Bereich? Wir bieten: * Einen selbstständigen Gestaltungsspielraum und viel Eigenständigkeit nach sorgfältiger Einarbeitung * Flache Hierarchien und eine spannende, abwechslungsreiche Aufgabenstellung nach gründlicher Einarbeitungsphase * Gleitzeit und tageweises mobiles Arbeiten sind für uns selbstverständlich * Wir unterstützen deine persönliche Weiterbildung durch passende Fortbildungsangebote und Kurse (z. B. Sprachen) * Ein dynamisches Team mit motivierten Kolleginnen und Kollegen erwartet dich * Ob Parkplatz, Obst oder Kaffee – bei uns ist für alles gesorgt! Komm ins Team diaplan. Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Angabe der Gehaltsvorstellung und des möglichen Eintrittszeitpunktes an oder über unser Bewerberformular. diaplan GmbH Andrea Triebel Alte Ziegelei 2 – 4 51491 Overath T: 0 22 04/9731-01 www.diaplan.de