Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

UnternehmensbeschreibungDie WEGA Heizung, Lüftung, Sanitär GmbH mit Sitz in Ludwigshafen ist ein spezialisierter Fachbetrieb für Technische Gebäudeausrüstung (TGA) und Teil der KONZMANN Gruppe. Mit rund 25 Mitarbeitenden bietet das Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen in den Bereichen Heizung, Lüftung und Sanitär und gilt als Spezialist für Strangsanierung und Fernwärmeübergabe. Die Leistungen zeichnen sich durch hohe Qualität, termingerechte Ausführung und passgenaue Umsetzung für unterschiedlichste Kundenprojekte aus. Ihre AufgabenUnterstützung des Divisionleiters • Du unterstützt den Divisionleiter in seiner Funktion als Geschäftsführer mehrerer Tochtergesellschaften sowie als Mitglied des Boards im operativen und strategischen Tagesgeschäft • Du koordinierst, priorisierst und begleitest geschäftsrelevante Themen, Projekte und Entscheidungen auf Managementebene • Du übernimmst eigenverantwortlich organisatorische und administrative Aufgaben im internationalen Unternehmensumfeld Administrative & organisatorische Unterstützung • Du erstellst professionelle Präsentationen, Reports, Entscheidungsvorlagen sowie Protokolle für Geschäftsführungs-, Board- und Managementtermine • Du koordinierst Termine, Meetings, Workshops und Gremiensitzungen inklusive Vor- und Nachbereitung • Du unterstützt bei der Steuerung und Nachverfolgung bereichsübergreifender Projekte sowie strategischer Initiativen • Du pflegst und verwaltest relevante Daten, Unterlagen und Dokumentationen in unseren internen Systemen Kommunikation & Schnittstellenmanagement • Du bist zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder auf Managementebene • Du koordinierst die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Partnern sowie unseren nationalen und internationalen Tochtergesellschaften • Du sorgst für einen professionellen Informationsfluss zwischen Geschäftsführung, Board, Fachbereichen und externen Ansprechpartnern • Du bearbeitest Korrespondenzen selbstständig und mit hoher Vertraulichkeit in deutscher und englischer Sprache Reise- & Terminmanagement • Du organisierst und koordinierst nationale sowie internationale Geschäftsreisen inklusive Reiseplanung, Buchung und Reisekostenabrechnung • Du behältst komplexe Terminpläne im Blick und sorgst für einen reibungslosen Ablauf aller Managementtermine Office Management & Eventkoordination • Du stellst einen professionellen und effizienten Büroalltag sicher und koordinierst sämtliche organisatorischen Abläufe am Standort • Du organisierst Meetings, Managementveranstaltungen, Workshops sowie interne und externe Events • Du übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung und Maßnahmenverfolgung • Du koordinierst standortbezogene Themen wie Facility Management, Fuhrpark, Bestellungen sowie die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern Teamkultur & Zusammenarbeit • Du unterstützt aktiv eine positive Unternehmenskultur und organisierst Mitarbeiterevents und interne Veranstaltungen • Du sorgst mit Deinem Organisationstalent und Deiner Hands-on-Mentalität dafür, dass sich Teams, Gäste und Management jederzeit bestens betreut fühlen Ihr Profil • Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation • Du besitzt bereits erste Erfahrungen in einer ähnlichen Position in einem dynamischen Umfeld • Du besitzt hervorragende organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise, eine hohe Serviceorientierung und bist teamfähig • Deine Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch sind sowohl mündlich als auch schriftlich sehr gut • Du bist flexibel, absolut zuverlässig und hast eine proaktive Arbeitsweise • Im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, TEAMS) bist Du sehr versiert und hast idealweise Erfahrung mit weiteren digitalen Tools und Systemen Über unsDie KONZMANN Gruppe ist ein 360 Grad voll integrierter TGA-Dienstleister der technischen Gebäudeausrüstung und steht für technologisch hocheffiziente energetische Systeme für Industrie, Gewerbe, öffentliche Hand und die Quartiersentwicklung. Wir sind der verlässliche Partner in Süddeutschland für eine umweltgerechte und nachhaltig wirtschaftliche, unabhängige Versorgung mit ressourceneffizienter und CO²-Emissionen reduzierter Primärenergie. Warum wir? • Abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit in einer stark wachsenden Unternehmensgruppe • Zeitgemäße Arbeitsabläufe und ein sehr modern ausgestatteter Arbeitsplatz sowie flexible Arbeitszeiten • Förderung Ihrer Fort- und Weiterbildung in unserer hauseigenen Konzmann Akademie • Leistungsgerechte Vergütung • Weitere Benefits wie beispielsweise Jobrad, bezuschusste Kinderbetreuung und betriebliche Altersversorgung